Etikette und Kommentare

Eingegangene Nachrichten und auch Entwürfe können für die kanzleiinterne Arbeitsorganisation mit Etiketten und Kommentaren versehen werden. So können beispielsweise noch zu bearbeitende Nachrichten farblich markiert oder konkrete Aufträge einer Nachricht beigefügt werden.

Antworten, Weiterleiten

Das beA-System bietet auch die für E-Mail-Systeme üblichen Antwort- und Weiterleitungsfunktionen. Das Weiterleiten von Nachrichten ist allerdings nur an Adressaten, die über das beA erreichbar sind, möglich. Insbesondere ist eine Einbeziehung von Mandanten in die Kommunikation über das beA vom Gesetzgeber nicht vorgesehen. Nachrichten, die auch für Mandanten bestimmt sind, müssen deshalb zunächst exportiert und dann per (verschlüsselter) E-Mail oder ausgedruckt und per Post versendet werden.

Nachrichtenexport

Die im beA-Postfach eingegangenen Nachrichten können in das eigene Dokumentenmanagementsystem exportiert werden. Wird das beA über eine Kanzleisoftware bedient, wird das Exportieren voraussichtlich automatisch ausgeführt. Beim Zugang über den internetbasierten Web-Client erfolgt das Exportieren manuell, der Nutzer kann dabei den Speicherort für die Nachrichten selbst bestimmen. Damit integriert sich das beA nahtlos in die Arbeitsorganisation einer digitalisierten Kanzlei und ist dennoch so konzipiert, dass eine elektronische Aktenführung möglich ist.

Da das beA-System kein Nachrichtenarchiv ist, sollten die Nachrichten alsbald exportiert oder ausgedruckt und im Postfach gelöscht werden.