Gibt es eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung des beA?

Eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung besteht nicht. Der Gesetzgeber hat jedoch die Bundesrechtsanwaltskammer im neuen § 31a BRAO (i.d.F. des Gesetzes zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs) beauftragt, für jeden zugelassenen Rechtsanwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach einzurichten. Ausnahmen sind nicht vorgesehen. Die BRAK wird daher allen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten gemäß ihrem gesetzlichen Auftrag ein empfangsbereites beA einrichten.

Für den Zugriff darauf ist eine beA-Karte erforderlich. Unabhängig davon, ob diese Karte bestellt und die Erstregistrierung vorgenommen wurde, ist das Postfach für Gerichte, Kollegen und die Rechtsanwaltskammern erreichbar.

Die BRAK empfiehlt daher, die für die Erstregistrierung erforderliche beA-Karte rechtzeitig zu bestellen, damit die Gefahr haftungsrechtlicher Konsequenzen durch das Verpassen relevanter Post vermieden wird.

Zur Nutzungspflicht; BRAKMagazin Heft 1/2016

Was passiert, wenn ich die beA-Karte nicht beantrage?

Jeder Rechtsanwalt wird über das beA adressierbar sein. Das gilt unabhängig davon, ob zuvor eine beA-Karte bestellt und damit die Erstregistrierung vorgenommen wurde. Das heißt, man läuft Gefahr, wichtige Post zu verpassen, wenn die beA-Karte nicht bestellt wurde und damit auf das Postfach nicht zugegriffen werden kann.

Gibt es hinsichtlich des beA Sonderregelungen für angestellte Rechtsanwälte?

Jeder zugelassene Rechtsanwalt wird nach dem Willen des Gesetzgebers ein eigenes beA erhalten. Das gilt unabhängig von der jeweiligen Kanzleiorganisation. Das heißt auch, Rechtsanwälte, die nicht in eigenem Namen nach Außen auftreten, werden über das beA erreichbar sein und müssen dafür Sorge tragen, dass Posteingänge im beA zur Kenntnis genommen beziehungsweise bearbeitet werden. Eine automatische Weiterleitung aller Nachrichten zu einem anderen beA-Postfach ist nicht möglich.

Werden auch Syndikusrechtsanwälte ein beA erhalten?

Syndikusrechtsanwältinnen und Syndikusrechtsanwälte werden ein elektronisches Postfach erhalten.

Nach dem Gesetz zur Neuordnung des Rechts der Syndikusanwälte gilt die Tätigkeit als Syndikus in einem Unternehmen als anwaltliche Tätigkeit und es erfolgt dafür eine gesonderte Zulassung als so genannter Syndikusrechtsanwalt. Aus dem neuen § 46c BRAO ergibt sich, dass für einen Syndikusrechtsanwalt mit mehreren Beschäftigungsverhältnisses mehrere Postfächer eingerichtet werden.

Das bedeutet, dass Syndikusrechtsanwälte, die zugleich über eine Zulassung als Rechtsanwalt verfügen, zukünftig mindestens zwei besondere Anwaltspostfächer erhalten werden, über die sie jeweils tätigkeitsbezogen mit Kollegen, Gerichten und Rechtsanwaltskammern kommunizieren können.

Die Neuregelung bzgl. der Syndikus-Postfächer tritt zum 1. Oktober 2016 in Kraft, aber die BRAK hat dem Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz bereits mitgeteilt, dass sie die Postfächer bis zu diesem Zeitpunkt nicht einrichten können wird. Die vom Gesetzgeber vorgesehene zu knappe Frist reicht hierfür nicht aus. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Postfächer für Syndikusrechtsanwälte nicht einfach weitere beA-Postfächer sind. Vielmehr müssen neue Postfachtypen mit den erforderlichen Anpassungen an vielen Stellen des Gesamtsystems, angefangen bei der Datenübertragung von den Kammern, entwickelt werden. Eine kurzfristige technische Lösung, die zugleich ausschließt, dass es zu einer weiteren Verzögerung der Einführung des beA kommt, steht der BRAK leider nicht zur Verfügung.
Sobald die BRAK verlässliche Aussagen zum Zeitplan der Umsetzung machen kann, wird sie umgehend über das Internet, die Rechtsanwaltskammern und den Newsletter informieren.

Gibt es ein Kanzleipostfach? Wie sieht es für Rechtsanwaltsgesellschaften aus?

 Der Gesetzgeber hat in dem ab 1.1.2016 geltenden neuen § 31a BRAO festgelegt, dass alle zugelassenen Rechtsanwälte ein beA erhalten. Für Kanzleien, auch solche, die als Rechtsanwaltsgesellschaft organisiert sind, ist kein eigenes beA-Postfach vorgesehen.

Das beA selbst ist aber nur der Übertragungsweg, in den Nachrichten selbst beziehungsweise in den angehängten Dokumenten kann deutlich gemacht werden, dass ein Handeln für die Kanzlei/Gesellschaft vorliegt.

Ich bin in mehreren Kanzleien tätig, bekomme ich mehrere Postfächer?

Der Gesetzgeber hat vorgesehen, dass jeder zugelassene Rechtsanwalt nur ein beA erhält.

Kann das beA für Mahnverfahren genutzt werden?

Mahnverfahren lassen sich mit dem beA betreiben. Das beA hat eine Auswahlmöglichkeit für Nachrichtentypen, dort lässt sich der Nachrichtentyp „Mahn-Antrag“ auswählen. Die Datei mit den Mahnantragsdaten wird der Nachricht angehängt und kann so an das zuständige Mahngericht gesandt werden.

Weshalb ist eine Erstregistrierung notwendig?

Rechtsanwälte müssen sich vor der erstmaligen Nutzung ihres Postfaches im beA-System registrieren. So wird sichergestellt, dass nur zugelassene Rechtsanwälte ein Postfach besitzen. Zu dieser erstmaligen Anmeldung an ihrem jeweiligen Postfach wird aus Gründen der Sicherheit eine spezielle beA-Karte benötigt, auf der die Postfachnummer enthalten ist. Einzelheiten zum Bestellverfahren der beA-Karte finden Sie hier.

Weshalb wird eine spezielle beA-Karte zur Erstregistrierung gebraucht?

Mit dem beA-System wird künftig die elektronische Kommunikation mit der Justiz und mit den Kollegen auf sicherem Wege möglich sein. Dazu werden die Nachrichten im beA-System Ende-zu Ende verschlüsselt, das heißt, sie werden auf dem Rechner des Absenders ver- und erst auf dem Rechner des Empfängers wieder entschlüsselt. Ein weiteres wichtiges Merkmal beim beA ist die detaillierte Rechteverwaltung. Jeder Rechtsanwalt kann Dritte berechtigen, auf sein Postfach zuzugreifen und demjenigen dabei bestimmte Befugnisse einräumen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Rechteverwaltung erfordern ein besonderes Sicherheitskonzept: Es muss gewährleistet werden, dass ausschließlich Rechtsanwälte ein beA erhalten und dann auch nur diese anderen Personen Zugriffsbefugnisse erteilen können. Deshalb gibt für die Erstregistrierung eine besondere beA-Karte, auf der die jeweilige Postfachnummer enthalten ist. Diese Karte erhalten nur in der Bundesrepublik zugelassene Rechtsanwälte, der Abgleich erfolgt dabei über das Bundesweite Amtliche Rechtsanwaltsverzeichnis, das täglich aktualisiert wird.

Kann eine bereits vorhandene Signaturkarte weiterverwendet werden?

Die Weiterverwendung einer bereits vorhandenen Signaturkarte ist möglich. Allerdings wird für die Erstregistrierung eines Rechtsanwaltes im beA-System dennoch die beA-Karte benötigt.

Wenn Sie bereits über eine Signaturkarte verfügen, können Sie für die Erstregistrierung die beA-Karte Basis verwenden.

Einzelheiten zum Bestellverfahren der bea-Karte finden Sie hier.

Kann der neue Personalausweis (nPA) für das tägliche Anmelden am beA-Postfach verwendet werden?

Für die Nutzung des beA sind besondere Zertifikate nötig, die auf dem Chip der beA-Karte enthalten sind. Es handelt sich dabei um ein so genanntes Authentisierungszertifikat, ein Ver- und Entschlüsselungszertifikat und gegebenenfalls ein Signaturzertifikat. Der neue Personalausweis enthält nur zwei dieser Zertifikate, nämlich ein Authentisierungszertifikat und gegebenenfalls ein Signaturzertifikat und genügt deshalb den Anforderungen nicht.

Braucht jeder Rechtsanwalt/jeder Mitarbeiter ein eigenes Kartenlesegerät?

Karten und Lesegeräte sind nicht miteinander gekoppelt, so dass, wenn es organisatorisch möglich ist, auch mehrere Personen ein Lesegerät verwenden können.

Benötigt jeder Mitarbeiter für jedes Postfach, auf das er Zugriff erhalten soll, jeweils eine Mitarbeiterkarte/ein beA-Softwarezertifikat?

Jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf ein Postfach erhalten soll, benötigt nur eine Mitarbeiterkarte oder ein Softwarezertifikat. Das gilt auch, wenn der Zugriff auf mehrere Postfächer eingeräumt werden soll.

Worin besteht der Unterschied zwischen einer Mitarbeiter-Chipkarte und einem beA-Softwarezertifikat?

Die Unterschiede zwischen den beiden Varianten ist das Sicherheitsniveau und die notwendige Ausstattung. Für eine Mitarbeiter-Chipkarte ist ein Lesegerät notwendig, um die Chipkarte auslesen zu können. Dadurch ist das Sicherheitsniveau bei einer Mitarbeiter-Chipkarte höher, da die PIN-Eingabe besonders geschützt wird.

Die Mitarbeiter-Chipkarte ist mit einem fortgeschrittenen Zertifikat ausgestattet. Damit kann der Mitarbeiter eines Rechtsanwalts sich am beA anmelden und, je nach Umfang der übertragenen Rechte, beispielsweise Nachrichten lesen und versenden. Wenn die entsprechende Befugnis erteilt wurde, können Mitarbeiter auch anderen Personen Rechte am Postfach einräumen.

Das beA-Softwarezertifikat ist ein fortgeschrittenes Softwarezertifikat, das auf einem Speichermedium wie einem USB-Stick oder auf dem Rechner direkt installiert wird. Ist der Mitarbeiter dazu befugt worden, kann er die Nachrichten im Postfach lesen oder/und Nachrichten absenden. Das Recht, selbst Befugnisse zu vergeben, kann einem Mitarbeiter, der ein Softwarezertifikat zur Anmeldung nutzt, aus Sicherheitsgründen nicht verliehen werden.

Können beliebige Dateiformate versendet werden und werden diese automatisch verschlüsselt?

Für die Kommunikation mit der Justiz sehen die entsprechenden Verordnungen der Länder bestimmte Dateiformate vor. Das beA selbst schränkt die versendbaren Dateiformate nicht ein. Allerdings werden beim Hochladen bestimmter kritischer Formate (Schadsoftware), wie z.B. *.exe, *.com, *.bat, *.cmd, *.Ink im beA Warnmeldungen ausgegeben.

Alle Dateien werden auf dem Computer des Absenders automatisch ver- und erst wieder beim Empfänger entschlüsselt.

Wie groß dürfen die Anhänge maximal sein?

Das beA selbst sieht keine Volumenbegrenzung für Nachrichten vor. Allerdings wird von Seiten der Justiz nur ein bestimmtes Datenvolumen akzeptiert. Dieses liegt aktuell bei maximal 100 Anhängen pro Nachricht, die insgesamt 30 MB umfassen dürfen.

Wird es beim Versenden einer Nachricht an die Justiz eine automatische Eingangsbestätigung wie beim EGVP geben?

Im Rahmen des sogenannten OSCI-Standards erhält der Absender nach dem Versand einer Nachricht an die Justiz als Eingangsbestätigung den sogenannten Laufzettel. Dieser zeigt dem Absender, dass die versendete Nachricht auf dem OSCI-Manager gespeichert wurde und vom Empfänger abgeholt werden kann. Die Eingangsbestätigung enthält Informationen aus dem vom OSCI-Manager signierten OSCI-Laufzettel, beispielsweise den Eingangszeitpunkt auf dem Intermediär, und gilt als Nachweis für die Fristwahrung.

Wie kann nachgewiesen werden, dass eine Nachricht an einen Kollegen tatsächlich gesendet wurde und auch im Postfach des Empfängers gelandet ist?

Bei einer Nachricht innerhalb des beA-Systems, also von Rechtsanwalt zu Rechtsanwalt, werden die Sende- und Empfangsinformationen in den jeweiligen Journalen gespeichert.

Was passiert mit dem Postfach nach Ablauf des Verschlüsselungszertifikats?

Anders als beim Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach gibt es beim beA keinen Zusammenhang zwischen der Gültigkeit des Verschlüsselungszertifikats des Benutzers und der Wiederaktivierung eines Postfaches. Zum Zeitpunkt des Zugriffs auf eine Nachricht muss ein gültiges Verschlüsselungszertifikat in der Benutzerverwaltung hinterlegt sein, und dieses Zertifikat muss die Berechtigung zum Entschlüsseln der verschlüsselten Nachrichten des Postfaches haben. Sind beide Voraussetzungen erfüllt, so können die im Postfach enthaltenen Nachrichten auf dem Client entschlüsselt und gelesen werden.

Ist das Verschlüsselungszertifikat (z.B. von einer Signaturkarte) abgelaufen, so muss der Benutzer ein neues gültiges Verschlüsselungszertifikat hinterlegen. Dieser Prozess unterscheidet sich in Abhängigkeit zur Benutzergruppe (z.B. Rechtsanwalt oder berechtigter Mitarbeiter) in einzelnen Details. Das Postfach eines Rechtsanwaltes kann aber nach Erneuerung des abgelaufenen Verschlüsselungszertifikats wieder vollständig genutzt werden.

Ist die Speicherkapazität im beA begrenzt?

Grundsätzlich ist die Speicherkapazität eines Postfaches nicht begrenzt. Das beA ist jedoch nicht als Archiv konzipiert, deshalb sollten gelesene Nachrichten alsbald exportiert oder gelöscht werden. Rechtsanwälte, die eine Kanzleisoftware einsetzen, können den Export über die Software steuern.

Können die Nachrichten aus dem beA direkt über eine E-Mail-Funktion an Dritte (beispielsweise Mandanten) weitergeleitet werden?

Eine Weiterleitung einer beA-Nachricht per E-Mail ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich, weil die beA-Nachrichten „Ende-zu-Ende“ verschlüsselt sind. Zudem ist die Kommunikation mit einem vorbestimmten Personenkreis vorgesehen, wie Rechtsanwälten, Gerichten und den regionalen Rechtsanwaltskammern. Eine Einbindung von Mandanten in das beA-System ist vom Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs nicht vorgesehen. Die im beA vorhandenen Nachrichten können aber inklusive der Anhänge exportiert und dann weitergeleitet oder ausgedruckt werden.

Sind für das beA bestimmte Kartenleser vorgeschrieben?

Die Bundesnetzagentur hat Listen mit Produkten, die im Zusammenhang mit der Nutzung elektronischer Signaturen genutzt werden können, erstellt. Die dort enthaltenen Kartenlesegeräte erfüllen die gesetzlichen Anforderungen des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung, das wurde entweder durch die Hersteller der Geräte selbst oder durch unabhängige Prüfstellen bestätigt.

Produktlisten der Bundesnetzagentur

Erläuterung zur Produktliste der Bundesnetzagentur

Sind Bestellungen der beA-Karte nach der Verschiebung des Starttermins des beA weiterhin möglich?

Trotz der beA-Verschiebung durch die Bundesrechtsanwaltskammer nimmt die Bundesnotarkammer nach wie vor Bestellungen uneingeschränkt entgegen. Die Bundesnotarkammer wird die weitere Auslieferung von beA-Karten allerdings zunächst zurückstellen. Sobald ein neuer Starttermin für beA vorliegt, wird die Bundesnotarkammer über den Zeitpunkt der Wiederaufnahme der Kartenauslieferung entscheiden. Alle Bestellungen bleiben gültig. Jede bestellte beA-Karte wird dem Besteller rechtzeitig zum Start des beA zugehen. Das Entgelt für bestellte beA-Karten wird jetzt noch nicht eingezogen.

Liegt Ihnen Ihre Antragsnummer nicht vor, so wenden Sie sich bitte zwecks Neuzusendung per E-Mail an die BNotK unter Verwendung dieser E-Mail-Adresse: bea@bnotk.de

Kann auf das beA auch über mobile Geräte zugegriffen werden?

Der Zugriff auf das beA ist über Smartphones und Tablets in der ersten Stufe nicht möglich. Für die Anbindung z.B. von Kartenlesegeräten fehlen dafür aktuell die technischen Möglichkeiten. Für die Folgeentwicklung ist eine Erweiterung auf solche mobile Geräte aber geplant.