1. Wo finde ich das beA?

Die Webanwendung des beA ist unter https://www.bea-brak.de/ erreichbar.

2. Wo finde ich die Anwenderhilfe zum beA?

Die Anwenderhilfe zum beA kann unter https://www.bea-brak.de/xwiki/bin/view/BRAK/ aufgerufen werden.

3. Welche rechtlichen Grundlagen zur Realisierung des beA gibt es?

Wesentliche rechtliche Grundlage für den elektronischen Rechtsverkehr und zur Realisierung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist das Gesetz zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013 (ERV-Gesetz, BGBl. I 3786) und darauf folgende Gesetze. So hat der Gesetzgeber in § 31a Abs. 3 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) vorgeschrieben, dass der Zugang zum beA über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen muss. Ebenso sollte das beA barrierefrei ausgestaltet sein. Wunsch war des Weiteren, dass das beA unterschiedlich ausgestaltete Zugangsberechtigungen für Rechtsanwälte und für andere Personen vorsieht. Zum Hintergrund: Bei einer Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgt der Identitätsnachweis mittels der Kombination von voneinander unabhängigen Komponenten. Sind dies zum Beispiel bei einer Bank die Bankkarte und die PIN, sind dies beim beA die beA-Karte und die PIN des Benutzers. Ebenfalls sind Vorgaben der Justiz nach der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung, dass eine Nachricht nicht größer als 60 MB sein und nicht mehr als 100 Anhänge haben darf.

Als Dachorganisation der 28 Rechtsanwaltskammern als gemäß §§ 175 ff. BRAO errichtete Körperschaft des öffentlichen Rechts unter der Rechtsaufsicht des Bundesministerium der Justiz fiel es der BRAK zu, die Entwicklung des beA zu verantworten.

4. Gibt es eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung des beA?

Zum 01.01.2018 wurde aufgrund des Gesetzes zur Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie (v. 12.05.2017, BGBl. I 1121Pressemitteilung Nr. 3 v. 24.03.2017) zudem folgender Absatz 6 in § 31a BRAO eingefügt und damit eine gesetzliche Regelung zur sogenannten passiven Nutzungspflicht geschaffen werden:

Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen. 

Dies gilt in gleicher Weise für Syndici.

5. Ist bei Nutzung des beA eine qualifizierte elektronische Signatur der versandten Dokumente nicht mehr erforderlich?
  • 130a ZPO (und entsprechende Vorschriften anderer Verfahrensordnungen) werden aufgrund des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (v. 10.10.2013, BGBl. I 3786) ab grundsätzlich 2018 neben der Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur die sogenannten sicheren Übermittlungswege als formwirksame elektronische Wege der Einreichung vorsehen. Bei Verwendung eines sicheren Übermittelungswegs, zu denen das beA gehört, muss der Postfachinhaber selbst aus seinem Postfach senden; ein Versand durch Mitarbeiter ist nicht möglich.

Zu beachten ist auch, dass die Länder die Möglichkeit haben, das Inkrafttreten der neuen Vorschriften für ihren Bereich durch Rechtsverordnung bis spätestens 01.01.2020 zu verschieben. Vor Inkrafttreten der Änderungen gilt die bisherigen Rechtslage, wonach die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderlich ist (vgl. z.B. § 130a Abs. 1 ZPO). Für den Bereich des Ordnungswidrigkeitenverfahrens werden voraussichtlich mehrere Länder von der Opt-out-Möglichkeit Gebrauch machen; einzelne Länder voraussichtlich auch im Bereich des Strafverfahrens (weitere Informationen zu Opt-out-Regelungen).

  • 130a ZPO (und entsprechende Vorschriften anderer Verfahrensordnungen) betreffen zudem nur die verfahrensrechtliche Form, nicht die Form eventueller materiell-rechtlicher Erklärungen.
6. Für wen wird ein beA eingerichtet?

§ 31a BRAO sieht vor, dass die BRAK „für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied einer Rechtsanwaltskammer“ – dies sind insbesondere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte – ein Postfach einrichtet. Ausnahmen sind nicht vorgesehen, auch nicht aus Altergründen oder aufgrund der Art oder des Umfangs der Tätigkeit. Rechtsanwälte im öffentlichen Dienst (§ 47 BRAO) erhalten ebenfalls ein Postfach. Auch Syndikusrechtsanwältinnen und Syndikusrechtsanwälte erhalten ein beA-Postfach (siehe dazu Frage 9).

Ein Antrag oder eine sonstige Mitwirkung zur Einrichtung des Postfachs sind nicht vorgesehen; Postfächer werden unmittelbar empfangsbereit eingerichtet.

7. Gibt es ein beA für Kanzleien?

Ein beA für Kanzleien ist vom Gesetz nicht vorgesehen. Kanzleien sind als solche nicht Mitglied einer Rechtsanwaltskammer.

Das beA selbst ist aber nur der Übertragungsweg, in den Nachrichten selbst beziehungsweise in den angehängten Dokumenten kann deutlich gemacht werden, dass ein Handeln für die Kanzlei erfolgt.

8. Erhalten Rechtsanwaltskapitalgesellschaften ein beA?

Nach derzeitiger Rechtslage erhalten Rechtsanwaltskapitalgesellschaften kein beA-Postfach, da sie nicht in dem Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO enthalten sind. Postfächer werden „für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied einer Rechtsanwaltskammer“ (§ 31a Absatz 1 Satz 1 BRAO) eingerichtet.

Die BRAK hat in der Stellungnahme Nr. 16/2016 zu dem Referentenentwurf des BMJV eines Gesetzes zur Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie und zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe ausgeführt:

„Unabhängig von den vorstehenden Bedenken gegenüber der Einrichtung weiterer beA-Postfächer im Zusammenhang mit weiteren Kanzleien regt die Bundesrechtsanwaltskammer dringend an, vorzusehen, die nach § 59c Absatz 1 BRAO i.V.m. 59l Absatz 1 BRAO postulationsfähigen Rechtsanwaltskapitalgesellschaften ins Rechtsanwaltsverzeichnis aufzunehmen und für sie ein beA einzurichten. Rechtsanwaltsgesellschaften sind bereits Mitglieder der Rechtsanwaltskammern, so dass es ein Leichtes wäre, über das bestehende System für sie die Postfächer einzurichten. Wegen der Postulationsfähigkeit der Rechtsanwaltsgesellschaft muss sie auch am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen. Ihr muss deshalb automatisch ein beA eingerichtet werden.“

9. Was gilt für Syndikusrechtsanwälte?

Postfächer für Syndikusrechtsanwälte werden seit dem 27.11.2017 eingerichtet. Die Bestellung von beA-Karten ist seit dem 27.11.2017 möglich. Die zur Bestellung erforderliche SAFE-ID ist über das Rechtsanwaltsverzeichnis (http://rechtsanwaltsregister.org/) abrufbar. Für das Postfach als Syndikusrechtsanwalt oder Syndikusrechtsanwältin ist – falls daneben eine weitere Zulassung als Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin besteht – eine separate beA-Karte erforderlich.

Zum Hintergrund:

Nach dem Gesetz zur Neuordnung des Rechts der Syndikusanwälte (BGBl. I 2015, 2517) gilt die Tätigkeit als Syndikus in einem Unternehmen als anwaltliche Tätigkeit und es erfolgt dafür eine gesonderte Zulassung als so genannter Syndikusrechtsanwalt. Aus dem neuen § 46c BRAO ergibt sich, dass für einen Syndikusrechtsanwalt mit mehreren Beschäftigungsverhältnisses mehrere Postfächer eingerichtet werden. Das bedeutet, dass Syndikusrechtsanwältinnen und Syndikusrechtsanwälte, die zugleich über eine Zulassung als Rechtsanwalt verfügen, zukünftig mindestens zwei besondere Anwaltspostfächer erhalten werden, über die sie jeweils tätigkeitsbezogen mit Kollegen, Gerichten und Rechtsanwaltskammern kommunizieren können.

Die Neuregelung bzgl. der Syndikus-Postfächer ist am 01.10.2016 in Kraft getreten. Die BRAK hat jedoch die Postfächer bis zu diesem Zeitpunkt nicht einrichten können. Die vom Gesetzgeber vorgesehene zu knappe Frist reichte hierfür nicht aus. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die beA-Postfächer für Syndikusrechtsanwälte vielfältige Anpassungen des Gesamtsystems, angefangen bei der Datenübertragung von den Rechtsanwaltskammern, erforderlich machten. Die Syndikus-Postfächer wurden zwischenzeitlich eingerichtet. Die passive Nutzungspflicht trifft also ab der Wiederinbetriebnahme des beA auch alle Syndici.

Eine beA-Karte des Postfachs eines Rechtsanwalts kann – nach Zurückgabe der Zulassung – für das beA-Postfach einer Zulassung als Syndikusrechtsanwältin und Syndikusrechtsanwalt nicht weiterverwendet werden. Angesichts der Regelung in § 31a Abs. 4 BRAO ist eine Weiterverwendung der SAFE-ID und damit auch der beA-Karte nicht möglich. Bei der Rückgabe der Zulassung als niedergelassener Rechtsanwalt erlischt zunächst die Mitgliedschaft in der Rechtsanwaltskammer. Somit muss die Bundesrechtsanwaltskammer den Zugang zum beA sperren. Beantragt die Person später eine neue Zulassung als Syndikusrechtsanwalt, muss sie ein neues Zulassungsverfahren durchlaufen und erhält somit auch ein neues beA-Postfach. Ein „Wiederaufleben“ der SAFE-ID ist gesetzlich nicht vorgesehen.

10. Wie erhalte ich ein beA-Postfach für eine weitere Kanzlei?

Aufgrund der Änderungen durch das Gesetz zur Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie und zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe ist seit dem 18.05.2017 in § 27 BRAO die Möglichkeit der Einrichtung „weiterer Kanzleien“ vorgesehen. Weitere Kanzleien eines Rechtsanwalts oder einer Rechtsanwältin werden jedoch erst ab dem 01.01.2018 in die Verzeichnisse der Rechtsanwaltskammern eingetragen (§ 31 Abs. 3 Nr. 3 und 4 BRAO n.F.). Gemäß § 31a Abs. 7 BRAO n.F. wird die Bundesrechtsanwaltskammer ebenfalls ab dem Jahr 2018 für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene weitere Kanzlei eines Mitglieds einer Rechtsanwaltskammer ein weiteres besonderes elektronisches Anwaltspostfach einrichten. Ein weiteres beA-Postfach ist zwingend an die Einrichtung einer weiteren Kanzlei geknüpft, d.h. ein Antrag ist (über die Eintragung der weiteren Kanzlei hinaus) nicht vorgesehen. Die Eintragung der weiteren Kanzlei erfolgt durch die Rechtsanwaltskammer. Mit der weiteren SAFE-ID des weiteren Postfachs muss eine weitere beA-Karte erworben werden.

11. Gibt es Besonderheiten beim Kammerwechsel zu beachten?

Es ist im Hinblick auf das beA ausreichend, wenn bei einem Kammerwechsel die Rechtsanwaltskammer die Eintragung im Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO aktualisiert. Bei einem Wechsel der Kammerzugehörigkeit benötigt die neue Rechtsanwaltskammer Ihre SAFE-ID, um die Eintragung vornehmen zu können.

Eine gesonderte Mitteilung über den Kammerwechsel an die Bundesrechtsanwaltskammer ist nicht erforderlich. Ebenfalls ist eine Änderung an der beA-Karte nicht erforderlich.

13. Was passiert mit dem beA nach Widerruf der Zulassung oder Tod?

Die Existenz des beA ist streng an das Vorliegen der Voraussetzungen des § 31a Abs. 1 S. 1 BRAO gebunden. Nach Widerruf der Zulassung oder Tod des Rechtsanwalts wird daher das Postfach zunächst deaktiviert und nach Ablauf einer angemessenen Zeit gelöscht (§ 31a Abs. 4 BRAO). Ein deaktiviertes Postfach ist für eingehende Nachrichten nicht zu erreichen.

Die Deaktivierung des Postfachs erfolgt, sobald der entsprechende Eintrag im Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO durch die jeweilige Rechtsanwaltskammer gelöscht wird. Eine besondere Mitteilung an die Bundesrechtsanwaltskammer ist bei Widerruf der Zulassung oder Tod eines Rechtsanwalts nicht erforderlich; eine Mitteilung an die jeweilige Rechtsanwaltskammer ist ausreichend.

Für sämtliche Fragen, die den Vertrag über die beA-Karte betreffen, ist die Bundesnotarkammer zuständig (E-Mail bea@bnotk.de).

14. Muss eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung bzgl. des beA abgeschlossen werden?

Es ist nicht erforderlich, Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen der BRAK und den das beA nutzenden Rechtsanwälten abzuschließen.
Da die bereichsspezifischen Vorschriften der §§ 31a, 31c BRAO, 22 Abs. 2 Satz 1 RAVPV das Verhältnis zwischen den an der Datenverarbeitung beteiligten Stellen vorrangig regeln, liegt ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand für die Datenübermittlung an das beA und die Datenverarbeitung durch das beA vor. Es müssen daher keine Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen BRAK und den das beA nutzenden Rechtsanwälten abgeschlossen werden, um (u.a.) die Speicherung personenbezogener Daten im beA datenschutzrechtlich zu erlauben.
Auch die ab dem 25.05.2018 geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) führt zu keiner anderen Bewertung. Die Datenverarbeitung ist auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e), Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit §§ 31a, 31c BRAO, 22 Abs. 2 Satz 1 RAVPV zulässig. Der Abschluss von Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO ist nicht erforderlich.

15. Warum hat die BRAK zur Realisierung des beA die Realisierung einer eigenen Lösung gewählt und nicht auf bestehende EGVP-Lösungen gesetzt?

Bestehende EGVP-Lösungen auf dem Markt konnten den durch die Justiz aufgestellten Anforderungskatalog nicht vollständig abbilden. Die BRAK hat deshalb mit dem beA eine Lösung entwickelt, die – ebenso wie das EGVP – Nachrichten über das Transportprotokoll OSCI übermittelt, also den EGVP-Standard so weit wie möglich nutzt und zusätzlich die gesetzlichen Vorgaben an das beA umsetzt. Das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) ist ein Standard, mit dem deutsche Gerichte und andere Behörden rechtsverbindlich Nachrichten übermitteln können. Das Online Services Computer Interface (OSCI) ist eine Sammlung von Netzwerkprotokollen für die deutsche öffentliche Verwaltung. Dem OSCI-Standard entsprechend trennt das beA bei der Versendung von Nachrichten die verschlüsselten Nachrichteninhalte von den für den Nachrichtentransport erforderlichen weiteren Daten.

Zum Hintergrund: Wesentliche rechtliche Grundlage für den elektronischen Rechtsverkehr und zur Realisierung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist das Gesetz zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013 (ERV-Gesetz, BGBl. I 3786) und darauf folgende Gesetze. So hat der Gesetzgeber in § 31a Abs. 3 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) vorgeschrieben, dass der Zugang zum beA über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen muss. Ebenso sollte das beA barrierefrei ausgestaltet sein. Wunsch war des Weiteren, dass das beA unterschiedlich ausgestaltete Zugangsberechtigungen für Rechtsanwälte und für andere Personen vorsieht. Zum Hintergrund: Bei einer Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgt der Identitätsnachweis mittels der Kombination von voneinander unabhängigen Komponenten. Sind dies zum Beispiel bei einer Bank die Bankkarte und die PIN, sind dies beim beA die beA-Karte und die PIN des Benutzers. Ebenfalls sind Vorgaben der Justiz nach der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung, dass eine Nachricht nicht größer als 60 MB sein und mehr nicht als 100 Anhänge haben darf.

Als Dachorganisation der 28 Rechtsanwaltskammern als gemäß §§ 175 ff. BRAO errichtete Körperschaft des öffentlichen Rechts unter der Rechtsaufsicht des Bundesministerium der Justiz fiel es der BRAK zu, die Entwicklung des beA zu verantworten.

16. Hat die BRAK bei der Konzeption und Entwicklung des beA die Anforderungen und Wünsche der Nutzer berücksichtigt?

Die BRAK hat die Anforderungen und Wünsche der zukünftigen Nutzer abgefragt und diese bei der Konzeption und Entwicklung des beA berücksichtigt. Zur Ermittlung der Anforderungen an die Entwicklung des beA hat die BRAK Workshops mit den am elektronischen Rechtsverkehr Beteiligten durchgeführt. Bereits zwei Wochen nach der Anhörung des Rechtsausschusses zum ERV-Gesetzentwurf hat die BRAK Ende April 2013 zu diesem Zweck den ersten Workshop mit Rechtsanwälten veranstaltet. Bis September 2013 folgten Workshops mit Rechtsanwälten unterschiedlicher Fachausrichtungen und Kanzleigrößen und Organisationsformen, mit Mitarbeitern aus den Kanzleien, mit Vertretern der Richterschaft und schließlich mit den Vertretern der Hersteller von Kanzleisoftware. Die Ergebnisse dieser Workshops sind sämtlich in die Spezifikation eingeflossen, die Grundlage für die Ausschreibung des beA war. Über die Ergebnisse der Workshops berichtete die BRAK auch im BRAKMagazin (05/2013, 4f.).

Zudem hat die BRAK drei Online-Befragungen von Oktober 2013 bis Januar 2014 zur Vorbereitung der Entwicklung des beA durchgeführt: Ziel der ersten Online-Umfrage war die Ermittlung des gerichtlichen (und außergerichtlichen) Schriftverkehrs in Anwaltskanzleien. In der zweiten Online-Befragung fragte die BRAK nach der technischen Ausstattung in Anwaltskanzleien (vgl. BRAKMagazin 05/2013, 5). Zur Abfrage der Anforderungen der zukünftigen Benutzer an die Web-Oberfläche des beA führte die BRAK eine dritte Online-Umfrage zur Nutzerführung des beA durch, an der fast 7.200 Interessierte teilnahmen.