beA: Informationen zum automatischen Verschieben und Löschen von Nachrichten ab dem 1.4.2019

Automatisches Verschieben und Löschen von Nachrichten ab dem 1.4.2019

Ab dem 1.4.2019 werden Nachrichten, die bereits länger als 90 Tage im beA-Postfach liegen automatisiert in den Ordner „Papierkorb“ verschoben und nach weiteren 30 Tagen automatisiert gelöscht (vgl. § 27 RAVPV; siehe dazu auch beA-Newsletter 8/2019 und beA-Newsletter 11/2019). Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren. Vor dem endgültigen Löschen kann sich der Postfachinhaber bei hinterlegter E-Mail-Adresse benachrichtigen lassen.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zum automatischen Verschieben und Löschen im Überblick:

Welche Nachrichten werden automatisiert in den Papierkorb verschoben?

Automatisiert in den Papierkorb verschoben werden

  • gesendete Nachrichten, die länger als 90 Tage im Ordner „Gesendet“ (oder in einem Unterordner) liegen und
  • eingegangene Nachrichten, die länger als 90 Tage im Ordner „Posteingang“ (oder in einem Unterordner) liegen

und die bereits „angefasst“ wurden. Angefasst wurde eine Nachricht, die

  • der Postfachinhaber als gelesen markiert oder geöffnet oder in einen anderen Ordner verschoben hat oder
  • die der Postfachinhaber oder eine berechtigte Person exportiert hat.

Welche Nachrichten werden automatisiert gelöscht?

Gelöscht werden (nur) Nachrichten, die länger als 30 Tage im Ordner „Papierkorb“ liegen.

Welche Nachrichten sind vom Verschieben und Löschen nicht betroffen?

Nicht automatisiert verschoben werden Nachrichten, die bisher nicht „angefasst“ wurden sowie Nachrichten, die im Ordner „Entwürfe“ liegen.

Nicht automatisiert gelöscht werden Nachrichten, die in anderen Ordnern als dem Ordner „Papierkorb“ liegen.

Hinweis: Bei Nachrichten, die aus dem Ordner „Papierkorb“ in die Ordner „Gesendet“ oder „Posteingang“ (oder in einem Unterordner) (zurück-)verschoben werden, beginnt die 90-Tages-Frist zum Verschieben in den Papierkorb erneut zu laufen. Das Verschieben von mehreren Nachrichten auf einmal ist möglich.

Kann man gelöschte Nachrichten wiederherstellen?

Nachrichten, die automatisiert aus dem Ordner „Papierkorb“ gelöscht wurden, bleiben unwiederbringlich gelöscht.

Kann man das automatische Löschen von Nachrichten verhindern?

Es werden nur Nachrichten gelöscht, die sich im Ordner „Papierkorb“ befinden. Nachrichten, die von dort wieder in die Ordner „Posteingang“ oder „Gesendet“ (oder in einem Unterordner) verschoben wurden, werden nicht gelöscht. Das Verschieben der Nachricht löst die 90-Tages-Frist erneut aus.

Allerdings: Das beA ist nicht als Ablagesystem konzipiert. Es wird daher empfohlen, die Nachrichten zu exportieren und i.S.v. § 50 I BRAO zur Akte zu speichern.

Hinweis: Wir empfehlen dringend, Nachrichten, die über eine Kanzleisoftware an die Justiz gesendet wurden, über die beA-Webanwendung zu exportieren. Ein valider Zugangsnachweis ist mit dem im Exportcontainer enthaltenen Prüfprotokoll gewährleistet. Die Kanzleisoftwareschnittstelle wird mit der Version 2.2, die im Sommer 2019 zur Verfügung steht, so angepasst, dass ein Export von Nachrichten über Fachsoftware vollständig gewährleistet wird, sobald die Hersteller diese Version integriert haben.

Wird man über das automatische Löschen informiert?

  • Ungelesene Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden, lösen 30 Tage, 20 Tage und 10 Tage vor dem endgültigen Löschen eine Warnung aus.
  • Gelesene Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden, lösen 10 Tage vor dem endgültigen Löschen eine Warnung aus.

Die Warnung wird an die vom Postfachinhaber hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Hinweis: Um Benachrichtigungen per E-Mail zu erhalten, muss der Postfachinhaber eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegen und das Häkchen bei „Benachrichtigungen aktiviert“ setzen.

Werden am 1.4.2019 alle alten Nachrichten auf einmal gelöscht?

Die Prozesse für das automatisierte Verschieben und Löschen beginnen ab dem 1.4.2019. Sie werden aus technischen Gründen und aufgrund der Heterogenität der Nachrichten schrittweise ausgeführt. Ab Mai 2019 sollen die Prozesse in den Regelbetrieb überführt sein.

Hinweis: Vor dem 11.4.2019 wird keine Nachricht automatisiert gelöscht, da alle jetzt zum Löschen anstehenden Nachrichten zuvor eine Warnung per E-Mail auslösen. Postfachinhaber erhalten auch für ungelesene Nachrichten jetzt nur eine Warnung, da nur Nachrichten betroffen sind, die der Postfachinhaber oder eine von ihm berechtigte Person in den Papierkorb verschoben hat.

Hinweis: Im Ordner „Papierkorb“ kann man sich die Spalte „endgültiges Löschdatum“ anzeigen lassen. Bis zum Erreichen des Regelbetriebs kann sich dieses Datum automatisiert nach hinten verschieben. Nachrichten werden auf keinen Fall vor dem angezeigten Datum gelöscht.